Las salas de producción facilitan la comunicación colaborativa entre los stakeholders de un proyecto a través de la gestión visual para el lograr el entendimiento común del problema o plan que de comunicar correctamente la idea de lo que queremos lograr. Es necesario valerse del modelo, sectorizaciones, simulaciones en 4D, etc. 

Con la planificación tradicional, los cronogramas, acuerdos y restricciones están en la computadora de algún ingeniero y es difícil que un subcontratista o trabajador acceda a esta información. Sin embargo, la intención de la sala de producción es que siempre se cuente con la información actualizada y de fácil acceso para quien quiera informarse del estado de la obra cuando desee.

Para el proceso de implementación de una sala de producción, entendiendo que el staff está debidamente capacitado en Last Planner System, consiste en lo siguiente:

1. Habilitar un espacio que pueda albergar a todos los involucrados en la fase, por empresa y subcontratista, debe haber por lo menos 1 persona. Este espacio debe tener una ubicación clave, libre de sonidos molestos y ventilado en la medida de lo posible. La sala tiene que ser uno de los espacios más agradables dentro de la obra. Asimismo, entendiendo que la obra va evolucionando, se necesita que el espacio sea estratégico de tal modo que no se esté reubicando constantemente por necesidad de la obra.

2. Habilitado el espacio se procede a implementarlo con los formatos del LPS, dichos formatos pueden estar impresos en banners, pizarras o papelotes. La idea es que cada uno de estos formatos esté dispuesto siguiendo el orden lógico del LPS, además que tienen que tener el tamaño necesario para que cada letra o número pueden leerse desde el extremo más lejano de la sala. Además, en el caso del lookahead, los espacios de cada día por cada actividad (las celdas), deben ser capaces de albergar un post it.

3. La sala también debe de dotarse de muros que contengan las principales métricas de la obra, desperdicios, rendimientos, etc. Y como toque final es que la sala debe tener una pantalla o proyector. Es importante que la sala no tenga otros elementos, no se permiten sillas, salvo la de los moderadores, ya que la idea es que se promueva una sesión dinámica, donde todos interactúen. No debe haber elementos que impidan el libre desplazamiento.

4. El staff debe definir la agenda de la sesión de producción, haciendo énfasis en las causas de no cumplimiento, el plan de acción y el análisis de restricciones. Debe quedar claro en todo momento que se trata de una sesión donde todas las conversaciones están enfocadas a producción. Se habla de calidad y seguridad, pero en torno a que no se rompa el flujo de producción.

5. El staff debe capacitar a los subcontratistas y demás actores (supervisión, prevencionista de riesgo, jefe de calidad, etc.) en tanto a Last Planner System y planificación colaborativa.